Lorsque vous planifiez un séminaire, une réunion ou une formation, il est important de choisir le bon lieu. Le cadre aura un impact direct sur le succès de votre événement. Ces détails sont souvent négligés par les planificateurs débutants, qui se concentrent davantage sur le contenu et les intervenants de leur séminaire. Pourtant, l’attention portée à ces détails est essentielle pour assurer le succès de votre événement. Ceci étant dit, voici 7 questions que vous devez vous poser lors du choix d’une salle de séminaire :
Quel est l’objectif de votre événement ?
La première chose à considérer est l’objectif de votre événement. N’oubliez pas qu’une salle de séminaire n’est qu’un outil permettant d’atteindre votre objectif global, qui est d’éduquer et de faire participer votre public. Il est important de garder cet objectif à l’esprit lors du choix du lieu.
Quel que soit l’objectif de votre séminaire, prenez contact avec l’Hostellerie de la Poste pour trouver la salle de séminaire qui répond le mieux à vos attentes. L’établissement vous propose aussi un service de restauration gastronomique, la location de salle de réception et un espace bistrot.
Qui est concerné ?
L’étape suivante consiste à considérer les personnes impliquées dans votre événement. Quel est le rôle de chaque intervenant et quel est le type de public attendu ? Les participants sont-ils des experts ou des débutants à la recherche d’une formation pratique ? Tous ces facteurs auront un impact sur le processus de sélection de la salle. Commencez par vous demander quel type d’atmosphère vous souhaitez créer pour votre événement. Par exemple, si vous organisez une conférence, une grande salle avec une scène surélevée est la plus appropriée pour vos orateurs principaux. Par contre, si vous organisez une session de formation, une salle plus petite où les participants peuvent accéder facilement à l’instructeur est idéale.
Combien de personnes assisteront à l’événement ?
Ensuite, déterminez combien de personnes assisteront à votre événement et quelle est la composition démographique attendue. Ces informations vous aideront à trouver un lieu suffisamment grand pour accueillir le nombre de participants, mais suffisamment petit pour maintenir l’atmosphère souhaitée.
Quel type d’atmosphère voulez-vous créer ?
Le type d’atmosphère que vous souhaitez créer lors de votre événement aura un impact direct sur le choix de la salle de séminaire. Par exemple, une grande salle offrant suffisamment d’espace pour que les participants puissent se déplacer librement est le cadre idéal pour une conférence ou un séminaire de niveau avancé.
En revanche, une petite salle qui encourage la participation et la discussion est le choix idéal pour un séminaire de niveau débutant. Une salle de taille moyenne, adaptée au nombre de participants à votre événement, est le cadre idéal pour un atelier ou un séminaire de niveau moyennement avancé.
De la nourriture sera-t-elle servie ? Si oui, comment les participants recevront-ils leur repas ?
Un autre élément à prendre en compte lors de la réservation d’une salle de séminaire est la manière dont le service des repas sera géré. Si de la nourriture sera servie, vous aurez besoin d’une salle répondant aux exigences de santé et de sécurité et disposant d’une kitchenette ou d’une zone de service à proximité. Si vous organisez un séminaire ou un atelier dans l’après-midi ou en début de soirée et que des repas seront servis en guise de pause, vous pouvez choisir une salle qui passe facilement du séminaire à la salle de pause.
Si vous prévoyez d’organiser un séminaire ou un atelier qui se prolonge dans la soirée et qu’il n’est pas question de manger, vous pouvez trouver une salle équipée de rideaux occultants pour bloquer le soleil couchant.
Y a-t-il des exigences en matière d’accessibilité ?
Enfin, vous devez tenir compte des exigences en matière d’accessibilité. Pensez au nombre de participants ayant des restrictions physiques ou visuelles et à ce que vous pouvez faire pour les accueillir. Si vous organisez un séminaire ou un atelier en soirée, vous aurez besoin d’un éclairage suffisant pour que les personnes ayant des problèmes de vue puissent participer pleinement.
Par contre, si vous organisez un séminaire ou un atelier en journée, vous aurez besoin de rideaux occultants pour bloquer le soleil et créer un cadre idéal pour tous vos participants.
Quel est le budget de la salle ?
Le budget de la salle est le dernier élément à considérer, mais non le moindre. Pour ce faire, essayez de répondre à cette question : Combien êtes-vous prêt à dépenser pour la salle ? Sachez cependant qu’un lieu plus cher ne garantit pas un meilleur séminaire, tandis que des lieux moins chers peuvent offrir une excellente expérience à vos participants. Concentrez-vous sur la recherche d’une salle qui offre une expérience confortable et visuellement attrayante pour vos participants et qui respecte le thème de l’événement.
Bref, ces questions vous permettent de trouver une salle de séminaire qui répond au mieux à vos attentes.
